Izjava o zaštiti podataka

I. Obaveza poštovanja zakonskih zahtjeva koji se odnose na zaštitu podataka (tajnost podataka)

Osobama* zaposlenim u postupku obrade podataka nije dozvoljeno da neovlašteno prikupljaju, obrađuju ili koriste lične podatke ili namjerno ili nenamjerno krše bezbijednost obrade podataka na način koji rezultira uništenjem, gubitkom, izmjenom, neovlaštenim otkrivanjem ili neovlaštenim pristupom takvim podacima (tajnost podataka). Navedene obaveze ne prestaju ni po završetku radnog odnosa.

Kršenje zakona o zaštiti podataka može se kazniti administrativnom kaznom, kaznom zatvora ili novčanom kaznom. U većini slučajeva, svako kršenje zahtjeva o tajnosti podataka takođe predstavlja kršenje obaveza iz ugovora o radu, a može predstavljati i kršenje posebnih obaveza po pitanju povjerljivosti podataka.

II. Obaveza čuvanja tajne telekomunikacija 

Ako je rad podložan tajnosti telekomunikacija, protivzakonito je sticanje informacija o sadržaju ili određenim telekomunikacijskim detaljima izvan onoga što je strogo neophodno. U pravilu takve informacije se ne smiju otkriti trećim licima (tajnost telekomunikacija).

Obavezujem se da ću se pridržavati gore navedenih odredbi. Dobio/la sam kopiju i primio/la na znanje sadržaj ovog dokumenta i Politike privatnosti.

_______________________

Datum

_______________________

Radnik (Ime, prezime, potpis)

II. Politika privatnosti

1. Koje kategorije podataka koristimo u svojstvu poslodavca i odakle dobijamo te podatke?

Kategorije ličnih podataka koje obrađujemo uključuju, bez ograničenja, vaše osnovne podatke (poput naslovljavanja uz ime, titule, ime, prezime, datuma rođenja, državljanstvo i broja zaposlenog), kontaktne podatke (poput privatne adrese, telefonskog broja, e-mail adrese), podaci povezani sa upotrebom IT sistema (npr. vrijeme evidencije/log, korisničko ime, transakcijski podaci, ID korisnika, IP adresa, evidencija/log podataka, dozvole) i drugi podaci u vezi sa radnim odnosom (npr. pozicija, uloga, odjeljenje/odsjek, kompanija, centar troškova, supervizor/menadžer, početak radnog odnosa, kraj radnog odnosa, podaci o broju godina minulog raznog staža, podaci o vremenu provedenom na poslu, odmori, periodi nesposobnosti, ocjene rada, podaci o obuci/kontinuiranom obrazovanju, podaci o socijalnom osiguranju / broj socijalnog osiguranja, detalji o bankovnom računu, broj penzijskog osiguranja, podaci o poslovnom putovanju, podaci o platama i poreski identifikacijski broj). To takođe može uključivati posebne kategorije ličnih podataka kao što su informacije o zdravstvenom stanju (npr. porodiljsko odsustvo, nezgoda na radu). Vaši lični podaci se gotovo uvijek prikupljaju direktno od vas tokom procesa zapošljavanja ili tokom radnog odnosa. U određenim situacijama, vaši lični podaci se mogu dobiti i od drugih agencija u skladu sa zakonskim odredbama. To posebno uključuje ad hoc zahtjeve za poreske podatke od nadležnog poreskog odjeljenja i za podatke o periodima nesposobnosti od relevantnog zdravstvenog fonda. Podatke možemo dobiti i od trećih lica (npr. agencija za zapošljavanje ili podnosioca zahtjeva u slučaju sprovođenja inicijative "radnici regrutuju radnike").

2. U koje svrhe i na kojoj pravnoj osnovi se obrađuju podaci? 

2.1. Obrada podataka u svrhu izvršenje ugovora

2.1.1. Obrada podataka u svrhu uspostavljanja radnog odnosa

Vaše lične podatke obrađujemo u svrhu zasnivanja, vođenja i prestanka radnog odnosa na osnovu Člana 6. (1)(b) Zakona o zaštiti ličnih podataka i odredbama Zakona o radu, te drugim relevantnim propisima u Bosni i Hercegovini.

Osim toga, vaše podatke obrađujemo kako bismo mogli ispuniti svoje zakonske obaveze u svojstvu poslodavca, posebno u kontekstu zakona o porezu i socijalnom osiguranju. Ova obrada zasnovana je na Članu 6. (1)(a) Zakona o zaštiti ličnih podataka u BiH.

Takođe može biti neophodno da se vaši podaci obrade kako bi se ispoštovale obaveze čuvanja i provjere identiteta, npr. u kontekstu zahtjeva za sprečavanje pranja novca, zahtjeva za praćenje poreza i izvještavanja, kao i obrade podataka u kontekstu zahtjeva od strane organa vlasti.

U svrhu uspostavljanja radnog odnosa s vama, u skladu sa Članom 6.(1)(b) Zakona o zaštiti ličnih podatka u BiH obrađujemo i vašu fotografiju za identifikacionu karticu radnika, ime i prezime, ako je primjenjivo, da budu dostupni kao kontakt, zatim veličinu vaše odjeće i obuće s ciljem naručivanje radnog odijela i obuće, osnovni podaci o pripravnicima radi upisa u stručnu školu, podaci u vezi saodobravanjem zahtjeva za donaciju ili sponzorstvo, podaci o kontroli pristupa, računovodstveni podaci, pristupni i korisnički podaci u vezi IT sistema, aplikacija i štampača, blagajnički/POS podaci za radnike u prodavnici, podaci u vezi sa obračunom i dodjeljivanjem pokazatelja učinka, odabrani podaci za radnike u skladištu, podaci za otkrivanje kriminala, podaci sa orijentacionih događaja, kurseva, obuke o bezbjednosti i praktične obuke, podaci iz videozapisa sa obuke, periodi prisustva i odsustva, odmora i bolovanja, podaci o upravljanju radnom snagom, podaci o poslovnim putovanjima (uzimajući u obzir domaća i/ili inostrana putovanja) i odsustvima, podaci u veza sa postupkom upravljanja talentima, platne liste, podaci koji se odnose na vozače službenih vozila u svrhu nabavke i upravljanja vozilima, podaci iz studija izvodljivosti, rezultati slučajnih provjera i podaci koji se odnose na odobrene isplate.

U vezi sa međunarodnim programima razmjene i inostranim poslovnim putovanjima, obrađujemo potrebne lične podatke zavisno od određene destinacije kako bismo udovoljili zahtjevima za ulazak u određenu državu, podnijeli zahtjev za pribavljanje vize i radne dozvole i kako bismo se pridržavali obaveza izvještavanja organa vlasti te države i ispoštovali poreske zakone.

Tamo gdje se obrađuju posebne kategorije ličnih podataka u smislu Člana 3. (1) Zakona o zaštiti ličnih podataka u BiH, to se radi u kontekstu radnog odnosa u svrhu ostvarivanja prava ili ispunjavanja obaveza prema zakonu o radu, te odredbama koje se odnose na socijalnu bezbijednosti i socijalnu zaštitu (npr. pružanje informacija o zdravlju zdravstvenim fondovima, evidentiranje teške invalidnosti u svrhu odobravanja dodatnog odmora i obračuna naknade za tešku invalidnost). Ova obrada je zasnovana na Članu 6. (1)(b) Zakona o zaštiti ličnih podatka u BiH npr. u svrhu naručivanja alata za rad na osnovu profesionalne ili medicinske procjene/preporuke. Zdravstvene podatke će možda trebati obraditi kako bi se procijenila vaša radna sposobnost.

2.1.2. Obrada podataka u svrhu izvršavanja ostalih ugovora

Ako dobrovoljno učestvujete u bilo kojem internom nagradnom konkursu, obradu vaših podataka ćemo vršiti na osnovu Člana 6. (1)(b) Zakona o zaštiti ličnih podatka u BiH kako bismo isti sproveli.

2.2. Obrada podataka na osnovu legitimnog interesa kontrolora

2.2.1. Opšte odredbe

Tamo gdje je to potrebno, takođe obrađujemo vaše podatke na osnovu Člana 6. (1)(d) i (e) Zakona o zaštiti ličnih podataka kako bismo zaštitili svoje legitimne interese ili interese trećih strana (npr. državnih organa, drugih kompanija Schwarz Grupe). To se posebno odnosi na interne revizije, istrage zločina, radi zaštite naše IT infrastrukture ili u svrhu interne ili eksterne komunikacije, u računovodstvene svrhe, uključujući računovodstvo između kompanija Schwarz Grupe i između kompanija Schwarz Grupe i eksternih kompanija, u vezi sa dobrotvornim događajima (npr. tzv. kampanja "drvo želja") i drugim internim administrativnim svrhama (npr. upravljanje projektima i računovodstvo, optimizacija procesa i procedura, sistemi tiketa uključujući njihov rejting, evidentiranje poslovnih transakcija, aplikacije), za upravljanje radnom snagom, podršku radnicima (npr., poklon čestitke na godišnjice ili za rođenje djeteta, božićni pokloni) i za provjeru poštivanja smjernica datih od strane menadžmenta (npr. uvid od strane savjetnika za radnike u slučaju disciplinske mjere i otkaza).

Vaši podaci se takođe obrađuju u svrhu sprovođenja anketa i upitnika među radnicima sa različitom tematikom, dokumentovanje poslovnih i računovodstvenih transakcija, u vezi sa digitalizacijom datoteka, sklapanje ugovora, radnjama koje se odnose na korporacijske propise ili za obradu odštetnih zahtjeva iz osiguranja.

Vaše kontaktne podatke i profilne fotografije obrađujemo u telefonskom imeniku grupe i na organizacijskim šemama u svrhu interne komunikacije. Knjiga posjetilaca čuva se u prodavnicama radi kontrole pristupa. Legitimni interes u vezi iste je kontrola protoka posjetilaca.

Na osnovu legitimnog interesa, u određenim slučajevima obrađujemo i video snimke kao dio naše strategije bezbijednosti kako bismo kontrolisali ulazak u naše prostorije i osigurali poštivanje kućnog reda (Hausrecht), te zaštitili radnike, kupce i našu imovinu. Pored toga, obrađujemo podatke koji se odnose na pristup i upotrebu IT sistema i aplikacija, podatke koji se odnose na upotrebu Interneta i telekomunikacija, za elektronski obezbjeđene ormariće, vaše ime i broj ormarića. Kontrolor ima legitiman interes da spriječi zloupotrebu, provjeri kvarove ili greške i osigura zaključavanje ormarića bravicama. Kontrolor takođe ima legitimni interes da zaštiti interne procese. Povremeno, vi ćete dobijati direktno obavještenje o osnovu legitimnog interesa kako biste bili informisani o novim proizvodima i uslugama. Podaci koji se odnose na vozače službenih vozila obrađuju se u vezi sa praćenjem administrativnih prekršaja i prijavljivanje vozila kako bi se mogle platiti kazne, obrađivati pitanja u vezi sa vozilima (npr. računovodstvo, porez, preusmjeravanje) i riješila pitanja vezana za odštete / osiguranje.

Po prestanku radnog odnosa, datum vašeg odlaska može se koristiti u svrhu obavljanja izlaznih intervjua. Legitimnost interesa u ovom slučaju zasnovana je na optimizaciji postojećih procesa i procedura.

2.2.2. Prenos podataka ukoliko promijenite posao unutar Schwarz Grupe

Ukoliko prelazite kod drugog poslodavca unutar Schwarz Grupe, određeni podaci iz vašeg prethodnog radnog odnosa će se proslijediti vašem novom poslodavcu.

To uključuje podatke iz zdravstvenog programa kompanije, podatke o upravljanju profesionalnom integracijom i podatke o prisustvu na poslu. Obe kompanije imaju legitiman interes za prenos ovih podataka kako bi obezbijedili efikasnu tranziciju i izbjegli nepotrebne administrativne troškove. Nakon prenosa podataka, novi poslodavac, ukoliko ima sjedište u Bosni i Hercegivini, obrađuje podatke na osnovu Člana 6. (1)(b) Zakona o zaštiti ličnih podatka u BiH, a sve u svrhu zasnivanja i ostvarivanja novog radnog odnosa sa vama.

2.3. Obrada podataka na osnovu vašeg pristanka

Vaši lični podaci mogu se obrađivati i na osnovu pristanka koji ste dobrovoljno dali u smislu Člana 5. Zakona o zaštiti ličnih podataka u BiH. Na osnovu pristanka datog potpisivanjem ovog Aneksa, na primjer, slike i video snimci koji prikazuju vas, kao i vaši citati, mogu se koristiti u svrhu izvještavanja o raznim događajima, a vaša fotografija može se objaviti u telefonskom imeniku grupe. Ako vam je potrebna dodatna podrška tokom trajanja radnog odnosa, dostupan vam je savjetnik za zaposlene. Obrada posebnih kategorija ličnih podataka može se zasnivati na vašem pristanku u skladu sa Članom 5. (2) Zakona o zaštiti ličnih podatka u BiH, na primjer za upravljanje zdravljem na radu ili upravljanje integracijama.

3. Da li ste dužni dati svoje podatke?

U vezi sa zaposlenjem, dužni ste dati lične podatke potrebne za uspostavljanje, izvršenje i raskid ugovora o radu i poštivanje svih povezanih ugovornih obaveza ili bilo koje lične podatake koji su obavezni ili koji se moraju prikupljati u skladu sa zakonom. Ako podaci nisu obezbijeđeni, ugovor o radu se ne može izvršiti.

4. Ko prima vaše podatke? 

U našoj kompaniji vaši se lični podaci daju samo osobama ili oblastima (npr. odjelu, radničkom vijeću, odjeljenju ljudskih resursa) kojima su isti potrebni kako bi se ispunile naše ugovorne i zakonske obaveze ili zaštitili naši legitimni interesi. Izvan kompanije vaši se lični podaci daju samo osobama i agencijama koje angažujemo kako bi nam pomogli u ispunjavanju naših ugovornih i zakonskih obaveza ili za zaštitu našihlegitimnih interesa. To podrazumijeva državne organe, zakonske osiguravatelje zdravlja i bezbijednosti na radnom mjestu u svrhu prijave pljački, druge kompanije iz Schwarz Grupe, poslovne partnere i pružaoce usluga (npr. advokate ili notare) i, ako su vaši podaci objavljeni na našoj početnoj stranici (home page), za one koji posjete početnu stranicu. Ako angažujemo vanjske pružaoce usluga za obradu određenih podataka, zaključujemo ugovore o obradi podataka u skladu sa članom 12. Zakona o zaštiti ličnih podataka u BiH ili, ako se smatramo zajedničkim kontrolorima, u skladu sa Zakonom o zaštiti ličnih podataka

Sljedeći podaci iz vašeg radnog dosjea i iz informacionih sistema zaposlenih (poput IDM-a ili SAP HCM-a) daju se vašem novom poslodavcu unutar Schwarz Grupe: podaci o prelazu u drugu kompaniju (datum prelaska u novu kompaniju), ime i prezime, datum rođenja, državljanstvo, privatna adresa, privatni kontaktni podaci (ako su obezbijeđeni), kategorija poreza na dohodak, poresko oslobađanjeza dječiji dodatak, podaci o bankovnom računu, zdravstveni fond, broj penzijskog osiguranja, promjene plata koje su već dogovorene), organizacijska jedinica u vašoj predhodnoj kompaniji, oblast ljudskih resursa, ključni posao, prethodna pozicija, položaj kako je opisano u vašem ugovoru o radu, radni status/vrsta zaposlenja, postojanje preostalog perioda probnog rada, ugovor/stalni status u trenutku promjene poslodavca, postojeći otkazni rok, označeni odlazak i razlog za odlazak, preostali dopust, pokrivenost ili nepokrivenost kolektivnim ugovorom u prethodnoj kompaniji, platni razred i vrsta u prethodnoj kompaniji, podaci o plati, podaci o službenom vozilu (gdje je to relevantno), dogovorene promocije (datum/pozicija), izuzeće od doprinosa za javno penzijsko osiguranje da/ne (ako je odgovor pozitivan - odgovarajući penzijski fond), detalji o penzijskoj šemi u kompaniji i/ili prema kolektivnom ugovoru, sporazumi koji se odnose na nesposobnost, uslovi ugovora koji se odnose na nastavak isplate plate u slučaju bolesti ili smrti, (grupno) osiguranje od nezgode, upis u privredni registar, drugi unosi povezani sa registracijom kompanije (ako je relevantno), važeći sporazumi o kontinuiranom obrazovanju, posebna obuka, detalji postojećeg porodiljskog odsustva, detalji postojećeg roditeljskog odsustva, posebni uslovi iz prethodnog ugovora o radu, CV/profesionalna fotografija/obrazovanje i kvalifikacije /studije/nivo akademske kvalifikacije, podaci o kompletnom obrazovanju, kontakt podaci u hitnim slučajevima. Podaci koji nisu relevantni za novu kompaniju po pitanju propisa o radu se ne prenose. To uključuje, na primjer (u mjeri u kojoj ove informacije uopšte postoje): pojedinosti o porezu ili upozorenjima koje su još uvijek pohranjene u sistemu, interne procjene, evidencije o razgovorima sa radnikom, detalji o prilozima uz zaradu, izostanacizbog bolesti, drugi izostanaci i razlozi za iste. 

5. Da li se vaši podaci prenose u treću zemlju? 

Ako lične podatke prenosimo primaocima podataka izvan Bosne i Hercegovine, prenos će se izvršiti samo ako za tu treću zemlju postoji potvrda da primjenjuje odgovarajući nivo zaštite podataka, ako je odgovarajući nivo zaštite podataka dogovoren sa primaocem podataka (npr., putem EU standardnih ugovornih klauzula), ako je prenos potreban u svrhu vašeg radnog odnosa u skladu sa Članom 18. (3)(c) Zakona o zaštiti ličnih podatka u BiH ili ako ste nam dali vaš pristanak

6. Koliko dugo se čuvaju vaši podaci?

Vaše lične podatke zadržavamo onoliko koliko je potrebno da bi se ispunili legitimni interesi, a brisanjem se ne isključuje zakonska obaveza poštivanja istih od strane kontrolora. Po pravilu, lični podaci radnika za administrativne svrhe se kao document trajne vrijednosti. Podaci o platnim listama čuvaju se kao dokmenti trajne vrijednosti. 

7. Koja prava imate vi kao subjekt podataka? 

U skladu sa članom 24. Zakona o zaštiti ličnih podataka, imate pravo  na besplatno dobijanje informacija o ličnim podacima koji se čuvaju o vama. Ako su ispunjeni zakonski uslovi, takođe imate pravo na ispravku, brisanje i blokiranje (Član 27. Zakona o zaštiti ličnih podataka u BiH) vaših ličnih podataka.

Ako se obrada podataka vrši na osnovu pristanka koji je obezbijeđen na osnovu odredbi Člana 5 Zakona o zaštiti ličnih podataka, taj pristanak možete opozvati u bilo kojem trenutku s učinkom u budućnosti, a da to nema uticaja na zakonitost prethodne obrade. Ako je osnova obrade Član 6. (1)(d) i (e) Zakona o zaštiti ličnih podatka u BiH, imate pravo na prigovor. Navedeno se takođe odnosi na obradu vaših ličnih podataka u svrhu direktnog oglašavanja. Ako se usprotivite obradi, vaši podaci se više neće obrađivati nakon toga, osim ako mi kao vaš poslodavac ne pokažemo uvjerljive legitimne osnove za obradu koji nadmašuju vaše interese u prigovoru.

Možete podnijeti žalbe u pismenom obliku ili putem e-maila nadležnom službeniku za zaštitu podataka ili nadzornom organu za zaštitu podataka.

Nadležnost ima organ za nadzor podataka koji djeluje u državi u kojoj živite ili u kojoj vaš poslodavac ima prebivalište.

8. Ko je kontrolor, a ko službenik za zaštitu podataka? 

Vaš poslodavac je kontrolor za potrebe Zakona o zaštiti ličnih podataka u BiH. Ako imate bilo kakvih pitanja, možete kontaktirati svog službenika za zaštitu podataka, čiji su vam kontaktni podaci već obezbijeđeni na neki način (npr. Intranet, prikazano obaviještenje).

9. Kome se možete obratiti ako vaše podatke obrađuju zajednički kontrolori?

Ako vaše podatke obrađuju zajednički kontrolori, informaciju o tome ćete dobiti od svog poslodavca, koji je odgovoran za poštivanje obaveza iz Zakona o zaštiti ličnih podatka u BiH.

10. Dodatne informacije: 

Na odgovarajući način ćete biti obaviješteni ukoliko dođe do ažuriranja ove Politike privatnosti ili se vaši podaci obrađuju u druge svrhe. Potpisivanjem ovog dokumenta dajete dobrovoljnu saglasnost za korištenje Vaših ličnih podataka, profilne fotografije, slika i video snimaka nastalih u okviru korporativnih događanja (edukacija, zajedničkih korporativnih druženja, team buildinga, sastanaka i sl.), sve u svrhu interne komunikacije unutar Lidl / Schwarz Grupe, te internog izvještavanja, predstavljanja strukture odjela/sektora iorganizacijskih shema, putem internih sredstava tj. medijia komunikacije.

_______________________

Datum

_______________________

Radnik (Ime, prezime, potpis)

* Radi lakšeg čitanja, zamjenice muškog roda (ili množina) se koriste u ovom sporazumu a odnose se na pojedince bilo kojeg roda.